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Guia Para
Implementação de
Ferramentas de Gestão de
Projetos
por Marconi
Fábio Vieira, PMP
Existem no
mercado diversas ferramentas de gerenciamento de projetos, mas antes de
adotar
uma como padrão é aconselhável
conhecer os seus recursos tecnológicos,
limitações, custos, formas de licenciamento,
benefícios e confrontá-los com as
reais necessidades de sua implementação.
Este artigo pretende
apoiar o leitor no processo de decisão e
alertá-lo dos principais pontos de
atenção que devem ser considerados na escolha e
na implementação de uma
ferramenta de gestão de projetos. Não pretendo
esgotar o assunto, até porque a
evolução e benefícios dessas
ferramentas mudam consideravelmente de uma versão
para outra, de um ano para o outro, e de acordo com as
tendências do mercado. Espero
fornecer através deste guia o caminho das pedras do que deve
ser considerado em
projetos de implementação de ferramentas de
gestão de projetos baseado nas
tecnologias e recursos que estão disponíveis
atualmente.
Abordarei
também algumas características dos projetos de
implementação dessas
ferramentas, bem como a equipe típica - perfil de
profissionais tanto do
cliente quanto da empresa contratada - que devem ser alocados para
proporcionar
uma implementação de sucesso. E para finalizar
uma breve lista das principais
ferramentas de gestão de projetos disponíveis no
mercado.
Pontos
de Atenção – Tecnologias, Recursos
e Benefícios
No processo de
escolha de uma ferramenta de gestão de projetos
você deve levar em conta alguns
recursos, tais como:
- A
ferramenta de gerenciamento
de projetos deve aproveitar o máximo das tecnologias de rede
e dos servidores
banco de dados. Com a tecnologia de rede todos os interessados pelo
projeto
podem acessar remotamente a mesma informação ou
informações diferentes ao mesmo
tempo. Isso garante o compartilhamento dos recursos e otimiza o tempo e
o
deslocamento das pessoas para obterem tais
informações. Já os servidores de
banco de dados permitem o armazenamento das
informações dos projetos de forma
centralizada e mais segura. Ao invés de utilizarmos aquela
profusão de arquivos
que nem sempre temos a garantia de estarem atualizados, armazenamos
dados
consistentes nestes servidores, os quais estão organizados
em forma de tabelas
inter-relacionadas, dando uma roupagem mais consistente para as
informações,
permitindo pesquisá-las de maneira mais rápida
para extrairmos de lá exatamente
o que queremos saber. A base de dados deve ser única e
integrada.
- Deve
ter uma interface
amigável e utilizar também acessos via browser,
tipo Internet Explorer ou Netscape,
dando uma visibilidade (transparência) maior dos projetos
para todos os
interessados.
- Cadastro
de usuários integrado
com os usuários da rede. Neste cadastro deve ser
possível determinar o perfil
de cada usuário, informando o que ele poderá ou
não acessar na base de dados
dos projetos.
- Criação
de políticas de
segurança para serem aplicadas para grupos de
usuários.
- Administração
e configuração
dos servidores através de uma central web.
- Integração
ou a possibilidade
de se integrar com as informações dos setores
Financeiro, Contábil e
Suprimentos/Compras da organização ou com
aplicações do tipo SAP R/3 e seus
módulos (MM, FI, HR, CO, etc).
- Possibilidade
de automatizar
os templates da metodologia de gerenciamento de projetos
através do
preenchimento das informações em
formulários via web.
- Criação
automática de um site
do projeto onde todas as informações podem ser
armazenadas e centralizadas, bem
como disponibilizar e gerenciar toda documentação
do projeto a partir do site
do projeto (inclusive com controle de versão de documentos).
No site do projeto
deve ter seções de anúncios, eventos,
gereciamento de riscos, gerenciamento de
pontos de atenção, armazenamento de fotos do
projeto, grupos de discussões,
blogs, pesquisas de opiniões, links, lixeira para
recuperação de informações
excluídas no site do projeto e uma busca de
conteúdos. Além disso, a ferramenta
deve permitir habilitar no site do projeto um sistema de alerta para
que os
usuários sejam informados via e-mail sobre todas as
modificações, inclusões e
exclusões
de conteúdos (rastreabilidade).
- Elaboração
e visualização da Estrutura
analítica de dados (WBS) do projeto.
- Alocação
nominal de recursos
nas tarefas através de um Pool de Recursos. Estes recursos
são armazenados no
banco de dados e devem ser os mesmos usuários da rede.
- Envio
automático de mensagens
e alertas para acompanhamento das tarefas dos cronogramas, onde os
recursos
alocados poderão informar e acompanhar o avanço
físico das mesmas, bem como serem
avisados via web e via e-mail das tarefas que estão em
atraso ou das tarefas
que já deveriam iniciar e que ainda não
iniciaram. A freqüência do envio dos
alertas deve ser configurada pelo próprio usuário.
- A
ferramenta deve oferecer
também um processo formal de aceite ou
rejeição pelo gerente do projeto dos
avanços físicos dos recursos alocados nas tarefas
dos cronogramas.
- Acesso
ao cronograma do
projeto via web e a possibilidade de vincular riscos, documentos e
pontos de
atenção às tarefas do cronograma.
- A
ferramenta deve oferecer o
recurso de Análise de Valor Agregado (EVA), bem como exibir
graficamente as
Curvas-S dos projetos.
- Time
Sheet (Apontamento de
Horas) por parte dos recursos alocados nos cronogramas dos projetos.
- Fornecer
diversos relatórios
de acompanhamento do projeto, os quais também possam ser
parametrizados pelo
próprio usuário.
- Acesso
ao site do projeto, bem
como ao cronograma e todas as funcionalidades de apontamento das horas
via
intranet e Internet.
- Módulo
de gerenciamento de
portfólio de projetos. Os usuários deste
módulo são os executivos e tomadores
de decisões, analistas de portfólios, a equipe do
escritório de projetos,
gerentes de programas e gerentes de projetos. Com o gerenciamento de
portfólios
é possível identificar, selecionar, gerenciar e
implementar os portfólios que melhor
estão alinhados com as estratégias de
negócios das empresas. Estes módulos
dão
aos executivos uma maior visibilidade, insights e controle
através de seus
projetos, programas e portfólios. Este módulo
conta também com um painel de
controle executivo, com indicadores de desempenho e gráficos
variados.
Características
de Um Projeto de Implementação
de Ferramentas de Gestão de Projetos
A
implementação de uma ferramenta de
gestão de
projetos deve ser conduzida como um projeto, com início,
meio e fim. Todas as
áreas do conhecimento com seus processos, entradas,
ferramentas e técnicas e
saídas podem e devem ser utilizados para gerenciar um
projeto dessa natureza.
A iniciativa de implementação de uma ferramenta
de
gestão de projetos pode começar isoladamente num
setor da organização. Mas o
interessante é logo no início termos a
percepção de que essas ferramentas
fornecem uma gama de recursos para serem utilizadas por todos os
setores da
organização e por um amplo público de
usuários das mais diferentes funções
organizacionais. Estas ferramentas normalmente fornecem o cadastramento
de
perfis de usuários, os quais podem acessar e visualizar
informações diferentes
dos projetos e pertinentes a sua função dentro da
organização.
Um projeto de implementação de ferramentas de
gestão
de projetos pode conter fases como a pré venda do
fornecedor, onde são
apresentadas as funcionalidades e benefícios da ferramenta e
estabelecendo as
bases comerciais de contratação dos
serviços de implementação e as formas
de
licenciamento da solução. Nesta fase quanto mais
pessoas você puder envolver
será melhor. No próximo tópico do
artigo cito alguns perfis que devem estar
presentes na equipe típica de um projeto de
implementação de ferramentas de
gestão de projetos, tanto do lado do cliente quanto do lado
da empresa
contratada.
Na seqüência pode haver uma fase de
análise de
requisitos, onde são identificadas as necessidades dos
usuários, o entendimento
do negócio da empresa, bem como o conhecimento dos processos
atuais de
gerenciamento de projetos e as melhorias com a
implementação da ferramenta.
Aqui vale uma dica no momento de escolher uma ferramenta de
gestão de projetos:
a ferramenta é que deve se adaptar ao máximo aos
processos atuais de
gerenciamento de projetos da sua empresa e não ao
contrário. As ferramentas
atuais são projetadas para serem parametrizadas e
customizadas através de
configurações e desenvolvimento de sistemas. Logo
nas fases inciais você deve
identificar quais serão as
customizações a adaptações
necessárias para que a
ferramenta atenda as suas necessidades atuais e futuras.
Depois vem a fase do projeto piloto, onde normalmente
se instala um ambiente default do tipo sand
box, migra-se um projeto fictício para o banco de
dados onde o usuário
poderá testar a vontade as funcionalidades e perceber os
benefícios e recursos da
ferramenta. Nesta fase é importante haver também
um treinamento básico das
funcionalidades default da ferramenta para um grupo de pessoas com pelo
menos
um representante de cada setor envolvido na
implementação.
De posse dos requisitos documentados e validados pelos
usuários e áreas envolvidas, configura-se o
ambiente com as parametrizações e são
implementadas todas as customizações
necessárias para entrar em ambiente de
produção, para onde são migrados todos
os projetos atuais e futuros para o
banco de dados. É aconselhável que essa fase seja
assistida por uma equipe de
consultores por algum período para dirimir
dúvidas até que os usuários se sintam
seguros para utilizar a ferramenta conforme eles mesmos especificaram.
Após a
implementação é conveniente que sejam
alocadas em tempo integral pelo menos
duas pessoas para administrar e dar suporte na ferramenta, sendo uma
pessoa da
parte do cliente e outra da parte da empresa que implementou a
solução. Durante
a implementação você deve fomentar
treinamentos específicos de
administração e
de suporte para usuários da sua
organização.
Mas antes de optar pela contratação de empresas
especializadas para implementar a ferramenta de gestão de
projetos escolhida é
necessário fazer algumas perguntas: será que o
software de gestão de projetos
que já temos desenvolvido internamente não
poderia ser melhorado? Será que temos
na nossa empresa e conseguimos reunir em tempo integral as pessoas com
a
capacitação necessária para
implementar uma solução informatizada de
gerenciamento de projetos? É uma iniciativa muito
saudável quando valorizamos a
prata da casa e lançamos um desafio para eles. Caso a
resposta a esta pergunta
seja negativa, então você deve contratar mesmo uma
consultoria especializada no
assunto e de preferência que seja parceira certificada e
credenciada dos
fornecedores e com cases de sucesso onde você possa ir
até lá, visitar o site e
obter do cliente o nível de satisfação
e quais foram os ganhos percebidos após a
implementação.
Equipe
Típica de um Projeto
de Implementação de Ferramentas de
Gestão de Projetos
Uma equipe
típica para tais implementações deve
conter
representantes dos dois lados: do cliente e da empresa contratatda para
fazer a
implementação. Do lado do cliente é
necessário em primeiro lugar obter um
suporte formal da alta gerência e de um patrocinador com bala na agulha. Tanto a alta
gerência quanto o patrocinador devem
ter conchecimentos prévios e aprofundados dos recursos e
benefícios de tais
ferramentas. Você pode obter essas
informações de pelo menos quatro maneiras: 1)
acesse ao site das empresas provedoras das ferramentas de
gestão de projetos e
leia o máximo que você puder sobre o assunto e
observe a quantidade de
informação que elas oferecem em seus sites,
principalmente no quesito suporte,
forums e blogs; 2) comente com colegas de outras empresas que
você está em
processo de escolha de uma ferramenta de gestão de projetos
e peça a opinião
deles; 3) ou entre em contato com as empresas especializadas na
implementação
de ferramentas de gestão de projetos e solicite uma visita
para demonstração dos
recursos tecnológicos, benefícios e forma de
licenciamento; 4) Consulte a
pesquisa do Gartner para avaliar os pontos fortes e fracos das
ferramentas. Ainda
do lado do cliente deve ser envolvida pelo menos uma pessoa da equipe
de
planejamento dos projetos que conhecem a fundo o ciclo de vida dos
projetos da
organização bem como os produtos que os mesmos
geram. Seria interessante também
contar com pelo menos uma pessoa do escritório de projetos
(metodologia), uma pessoa
do planejamento estratégico da empresa (gestão de
portfolio de projetos) e
outra pessoa do RH ou Gestão de Mudanças para se
envolverem no processo de
implementação. Precisamos olhar para a
implementação de ferramentas de
gerenciamento de projetos de forma corporativa e identificar o impacto
e os
benefícios que serão percebidos em cada setor
estratégico da organização. E
para compor a equipe do cliente você deve designar um gerente
de projeto ou
facilitador entre a sua empresa e a empresa contratada para fazer a
implementação.
Do lado da consultoria
especializada na implementação
de ferramentas de gerenciamento de projetos serão
necessárias algumas pessoas
com os seguintes perfis: o gerente de projeto que deve atuar tanto como
analista de negócios que conhece o negócio do
cliente para que as devidas
adaptações sejam feitas na ferramenta e como
gerente de projeto com
conhecimento técnico e amplo da
solução e seus benefícios; um gerente
de contas
para cuidar do relacionamento com o cliente; um profissional de
infra-estrutura
de rede que será responsável pela
instalação dos servidores e
configuração das
políticas de segurança; outro especializado em
servidores de banco de dados que
poderá trabalhar em conjunto com pelo menos dois recursos de
desenvolvimento em
Java ou em .NET para fazerem as devidas
customizações. E para compor a equipe
da empresa contratada você deverá contar com
profissionais especializados em
treinamento de usuários. Estes treinamentos devem ser
negociados com o pessoal
do RH ou da Gestão de Mudanças e serem adaptados
de forma prática para
utilização imediata da
solução.
Players
do Mercado - Fornecedores de
Ferramentas de Gerenciamento de Projeto
Existem
institutos de pesquisas que fornecem estudos comparativos,
análises e
tendências de mercado em relação
às soluções de tecnologia da
informação nas
áreas de software, hardware e serviços. A maioria
dessas pesquisas está
disponível para aquisição
através dos sites como o Gartner, referência
internacional de TI, que dever ser sempre consultado no momento de
avaliar as
futuras soluções nas áreas
supracitadas.
Cada área é segmentada, por
exemplo, Software: Aplicações e
Infra-estrutura. As pesquisas são divididas em mercado,
tópicos e indústrias e
podem ser facilmente localizadas no site. Este tópico do
artigo tem como base
as informações disponíveis no
“Magic Quadrant for IT Project and
Portfolio
Management, 2007”.
O estudo do Gartner está dividido nos seguintes
tópicos: Market Overview, Market
Definition/Description, Inclusion and Exclusion Criteria, Evaluation
Criteria,
Leaders, Challengers, Visionaries, Niche Players, Vendor Strengths and
Cautions.
O
estudo fornece, conforme um
dos tópicos acima, uma análise imparcial
apontando os pontos fortes e fracos de
cada ferramenta.
No
quadrante “Leaders”
deste estudo
feito por especialistas estão os seguintes players do
mercado: CA Clarity,
Primavera Systems, HP PPM, Microsoft Project, Planview e Compuware.
São as
empresas líderes de mercado até o ano de 2007 que
fornecem soluções e
ferramentas de gestão de projetos. Confira abaixo no mapa
mental as outras
empresas nos respectivos quadrantes.
A cada ano
é realizada uma nova pesquisa, onde as empresas do quadrante
Challengers podem migrar para
o
quadrante Leaders ou empresas do
quadrande Niche Players podem
figurar
no quadrante Visionares no
próximo
ano. A escolha de uma ferramenta de gestão de projetos deve
levar em
consideração o ano da pesquisa do Garner e o ano
em que a mesma será
implementada.
Conclusão
Com o
advento das novas
ferramentas de gestão de projetos, os aplicativos que
continuam armazenando
seus arquivos em drives locais e que não utilizam recursos
tecnológicos como a
rede, os servidores de banco de dados e as interfaces Web
poderão passar por
sérias dificuldades para se manterem no mercado, que
já sinalizou os benefícios
de se utilizar tais tecnologias. As empresas que adotarem essas
ferramentas sairão
à frente das outras e com certeza serão mais
competivas, pois terão nas mãos
mais do que uma ferramenta de gestão de projetos,
poderão contar com um sistema de
informação de gestão de projetos
para tomada decisões. Afinal, em minha
opinião, gestão de
projetos signifca gestão da informação!
Sobre o
Autor
Marconi Fábio Vieira
- EM / Planejamento de Empreendimentos de Grande Porte do
Refino PETROBRAS - Refinaria Gabriel Passos - REGAP - Betim, MG
Telefone: +55 31
3529-4652 E-mail: marconifv.contecnica@petrobras.com.br
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